阅读指南

1.1  手册分册

本文档为《东北石油大学电子邮件系统普通用户操作手册》。

1.2  使用建议

如果你需要使用或指导别人使用东北石油大学电子邮件系统所提供的各项服务或功能,你则需要先详细阅读本文档。

服务供应商可能需要向其用户提供其系统的操作使用说明。这些向最终用户提供的操作使用说明可以参考本文档中的内容,并结合具体的东北石油大学电子邮件系统产品客户化的情况予以必要的增删或修改。

操作使用东北石油大学电子邮件系统应具备以下相关知识:

l  邮件客户端软件相应操作系统基本操作知识,如Windows 98/NT/CEX-WindowsPalm-OS、各类WAP手机,等等(视使用东北石油大学电子邮件系统不同功能模块的需要而定);

l  Internet/Email基础理论知识;

l  常用邮件客户端软件(Outlookfoxmail)的使用操作方法。

 

第2章      邮件系统登录界面

这是东北石油大学电子邮件系统WebMail登录入口,可以嵌入在别的网站首页中,也可以单独构成一个页面,在系统登录首页主要操作是输入用户名、密码和验证码,从而完成登录。

登录地址:http://mail.nepu.edu.cnhttp://www.nepu.edu.cn下的邮件系统

1

l  在用户名栏,输入用户邮件地址@前面的部分,如user1

l  在密码栏,输入用户邮箱的密码,如123456

l  在验证码栏,输入对应的验证码

 

第3章      高级版功能详细描述

3.1  邮箱功能

在邮箱内页的导航栏内单击邮箱,则进入邮箱页面,并显示您在电子邮箱中所有收到的邮件。在邮箱页面,用户可以:

l  收取邮件;

l  阅读和回复电子邮件;

l  编辑和发送邮件;

l  邮件文件夹管理;

l  打印邮件;

l  备份邮件;

3.1.1 收取邮件

在邮件首页的左边文件夹内单击收件箱,则进入收件箱页面,并显示您在电子邮箱中所有收到的邮件,您可对这些邮件进行相关操作。

2

l  粗体显示的为新邮件,有回形针标志的为带附件的邮件;

l  可点击每封邮件前面的复选框来选择邮件,单击主题栏上的复选框可以一次性选择全部或多封邮件,方便做删除、“备份”、“移动”、打印、“转发”、“标记”等批量操作;

l  可点击日期,对邮件进行排序;

l  直接点击邮件主题,即可阅读该邮件内容;

l  回复,可直接回复该邮件的发件人;

l  全部回复,可回复该邮件发件人以及所有收件人;

l  转发,可将该邮件按现有的格式转发给其他人;

l  删除,可将选中的邮件放入已删除文件夹;

l  打印,可对选中的邮件进行打印;

l  备份,可将选中的邮件备份下来;

l  标记,可将选中的邮件标记成自己设定的标记;

l  移动,可将选中的邮件移动到其他文件夹内。

 

3.1.2 阅读邮件

收件箱中,点击邮件主题,即可在右框内方便查看邮件内容,查看带有附件的邮件时,可将附件下载到本地,也可以直接点击附件名进行查看。

3

 

l  带有附件的邮件,可将附件下载、在线查看、保存至网络硬盘以及移除(删除该附件)。

4

l  默认查看阅读邮件是以“右边的阅读窗格”形式显示邮件内容,用户也可按个人习惯调整为以“底下的阅读窗格”查看。

5

   “底下的阅读窗格”查看邮件效果如下:

6

 

3.1.3 发送邮件

在邮箱首页的导航栏内单击邮箱,则进入邮箱页面,您可以在此单击8写信,即可转到编辑新邮件页面,在编辑完毕之后,点击发送,即可将邮件寄出。 另外,您也可以点击收件人选取收件人,以免记忆大量难记的E-mail地址。

一般情况下,发送邮件的过程相当简单:先在收件人栏内填写收件人电子邮件地址;然后在主题栏内填写邮件的摘要信息;邮件的正文书写在下面最大的输入框内;最后点击发送即可。

9

l  发送类型:收件人、抄送、密送;

l  默认显示的是显示收件人,抄送,密送在抄送后面默认是隐藏的,点击显示密送即可添加密送收件人地址;

l  选取收件人邮件地址;

单击收件人可以打开一个新的页面并可以从地址簿中挑选收件人抄送密送对象,可通过输入关键字来查找联系人。

电子邮件联系人:所有与用户有过邮件往来的联系人邮件地址都被会自动保存;

10

l  附件

单击添加附件可以将本地文件上传到服务器上,并作为附件一起发送,上传附件大小默认为50M,可由管理员调整,操作步骤见以下的画面:

11

 

3.1.4 邮件标记功能

在邮箱首页的导航栏内单击邮箱点击文件夹下面的标记--12 用户则可以执行创建新标记操作,标记的主要功能是为了归类管理邮件,如可新建家人,同事等标记,将邮件打上不同的标记,然后点击家人标记时,则能查看到只属于来自家人的邮件

可以对标记进行以下操作,“右击”如:13区域,弹出:

14

l  新标记:点击“新建标记”,填写标记名称,设置标记显示颜色;

l  全部标记为已读:点击“全部标记为已读”,把当前标记的邮件标记为已读

l  重命名标记:点击“重命名标记”辑,则可对当前标记名字进行修改;

l  删除标记:点击删除标记,则可永远删除此标记,此操作不可恢复;

l  标记颜色:点击“标记颜色”,则可以修改颜色。

3.1.5 邮件文件夹管理

  在邮箱首页的导航栏内单击邮箱点击文件夹右边的15,弹出创建新文件夹的窗口,可以创建新文件夹。缺省提供的五个系统文件夹,包括收件箱、发件箱、草稿箱、已删除和垃圾箱,不可以删除、重命名和移动

 

1)  创建新文件夹

16

l  新文件夹,即可自定义创建文件夹;

l  新建RSS/Atom源,可以新建RSS/Atom源;

2)  右键点击文件夹

17

l  【新文件夹】点击,即可自定义创建文件夹,和新建RSS/Atom源;

l  【全部标记为已读】点击,即可把未读邮件标记为已读;

l  【删除】点击,即可删除邮件;

l  【备份】点击,即可把邮件备份;

l  【移动】点击,即可把文件夹移动到其他文件夹内;

l  【共享文件夹】点击,即可编辑共享对象,和选择发送/不发送邮件通知被共享的对象。

l  【编辑属性】点击,即可修改名字和颜色,以及增加或撤销共享;

l  【全部展开】点击,即可把子文件夹都展开;

l  【清空文件夹】点击,即可清空文件夹内以及子文件夹的邮件。

 

3)  注意事项:

l  收件箱、发件箱、草稿箱、已删除邮箱和垃圾邮箱为系统文件夹,不可删除或重命名。

l  在同级目录下,将被创建或重命名的文件夹名称若已存在,则操作失败,并给出相关的提示信息。

 

3.2  地址簿功能

在邮箱首页的导航栏内单击地址簿,则进入地址簿页面,并显示您在电子邮箱中所有的联系人(组)信息。在地址簿页面,用户可以:

l  新建联系人信息;

l  编辑联系人信息;

l  打印所选联系人、打印地址簿信息;

l  删除联系人信息;

l  移动联系人信息;

l  查看、新建标记;

18

3.2.1 联系人管理

地址簿页面可以对联系人进行创建、编辑、打印、删除、移动,给联系人写信等操作。

 

右击联系人

19

l  搜索:可以搜索到当前联系人的相关收费邮件;

l  高级搜索:设定条件的搜索;

l  新电子邮件:即可向当前的联系人编辑、发送电子邮件;

l  编辑联系人:编辑当前联系人信息;

l  标记联系人:对联系人进行标记;

l  删除:删除当前联系人信息;

l  移至:移动联系人到其他地址簿;

l  打印:打印选中的联系人信息。

 

3.2.2 联系人组管理

在页面选择“20”可以点击【联系人组】对进行创建,然后选择已有的联系人组进行编辑、打印、删除、移动,给联系人组写信等操作。

21

22

l  搜索:可以搜索到当前联系人的相关收费邮件;

l  高级搜索:设定条件的搜索;

l  新电子邮件:即可向当前的联系人组编辑、发送电子邮件;

l  编辑组:编辑当前联系人组信息;

l  标记组:对联系人组进行标记;

l  删除:删除已有联系人组信息;

l  新电子邮件:即可向当前的联系人组编辑、发送电子邮件;

l  移至:移动联系人组到其他地址簿;

3.2.3 地址簿文件夹管理

地址簿页面点击地址簿右边的23,可对地址簿文件夹进行新增,右击地址簿,可以进行以下操作:新建地址簿、链接至共享地址簿、展开所有地址簿、高级搜索。联系人、电子邮件联系人和已删除,为系统文件夹,不可以删除、重命名和移动。

 

右击地址簿

24

右击电子邮件联系人或联系人

 25

 

【新地址簿】名称:创建新地址簿时,输入地址簿名称,同级目录已存在的地址簿名称无法变更;

26

【共享地址簿】可将地址簿文件夹共享出去,以便其他用户查看。

27

【编辑属性】

设置地址簿显示颜色;增添和撤销共享

28

 

3.3  日程管理

在邮箱首页导航栏内单击日程管理,则可进入日程管理页面,

日程允许用户制定约会、会议和重要事件通知。日程包括以下特性:

l  创建个人约会;

l  使用各种视图查看日程,包括工作日视图,天视图,月视图等;

l  从日程窗口中查看日程;

l  接受/保留/拒绝邀请;

用户可以通过点击日程管理来查看相关日程,默认显示状态为星期视图模式。用户也可以通过设置à日程来改变视图模式。

29

l  创建新日程管理:单击30à新日程管理,这时会弹出如下对话框:

31

l  可输入名称和颜色,输入完毕后,点击确定即可。

l  在日程管理页面中点击32,开始快速创建新约会:

33

l  输入主题,地点,时间等,默认情况下,当约会时间到了,系统会提前五分钟提醒用户准时去参加约会。

 

3.4   网络硬盘功能

邮箱首页导航栏内单击网络硬盘,则可进入网络硬盘页面,网络硬盘可以用来保存用户的各种文件,无论用户什么时候登录都可以随时查看自己的硬盘文件。用户可以上传文档、电子表格、图片、pdf格式文件等。为了方便管理,用户可以创建各种不同的网络硬盘来分类存储文件。在此页面,用户可以做如下操作:

34

l  管理网络硬盘;

l  上传、下载文件;

l  删除文件;

l  移动文件;

l  修改显示视图。

l  新建wordExcelppt等常用文档

3.4.1 文件夹管理

在邮箱首页的导航栏内单击网络硬盘点击文件夹右边的35,则新建网络硬盘缺省提供的一个文件夹,网络硬盘为系统文件夹,不可以删除、重命名和移动。

36

37

l  名称:输入新网络硬盘文件夹名称,不可重复;

l  颜色:选择新网络硬盘的显示颜色;

 

3.4.2 文件管理

在邮箱首页的导航栏内单击网络硬盘,则进入网络硬盘页面,用户可执行上传文件、下载文件、移动文件、删除文件操作。

38

39

l  上传文件:通过浏览本地电脑上的文件,选择并上传到网络硬盘上;

l  下载文件:点击文件名,即可弹出下载文件并保存到本地的提示;

l  移至:选中文件后,点击移至,目标文件夹,即可移动文件;

l  删除:选中文件后,点击删除即可删除网络硬盘上的文件,不可恢复。

l  新建wordExcelppt等常用文档

l  修改显示视图。

3.4.3 修改显示示图

在邮箱首页的导航栏内单击网络硬盘,则进入网络硬盘页面,用户可修改文件显示视图,默认提供详细资料视图、列表视图和explorer视图。

n  详细资料视图:

40

n  列表视图:

41

n  explorer视图:

42

 

3.5   用户设置

邮箱首页导航栏内单击设置,则可进入设置页面,用户默认属性在创建帐号的时候会被配置,用户可以通过设置面板来进行修改,修改之后点击保存即可。

3.5.1 常规设置

用户可以常规设置页面修改页面显示语言、时区,变更帐号密码、增加修改别名。

43

l  变更别名:用户可自定义设置别名地址,别名地址可登录邮箱,收发邮件;

3.5.2 邮箱设置

邮箱选项设置包括:显示邮件、正在接受邮件、接受个人垃圾邮件摘要和从其他邮箱客户端存取

用户可以在邮箱页面设置邮件转发、自动回复、阅读回执、是否接收个人垃圾邮件摘要设置。

44

l  显示更新时间:默认为10分钟

l  当我点选“查信”时:执行我默认的搜索功能、更新我目前打开的视图;

l  显示邮件:作为HTML邮件(若可能),作为文本;

l  邮件预览:在邮件列表中显示邮件片段;

l  图像:自动下载HTML邮件中的图片;

l  当我在阅读窗口格读取邮件是:立即标记为已读、数秒后标记为已读、不标记为已读;

l  待我移动或删除某邮件后:选择上、下一封邮件,基于我在列表中上下移进行选择

l  默认邮件搜索:默认情况下,搜索时,会从收件箱的邮件查找匹配条件的邮件信息。

45

46

l  邮件到达时:播放声音、突出显示邮箱标签、闪烁显示浏览器标题、显示弹出的通知;可设置转发地址,和是否需要在本机内保存邮件副本;

l  发送通知信息至:可设置将邮件到达通知信息发送到其他邮箱;

l  自动回复:用户可设置个性化的自动回复内容,并设置自动回复有效期;

l  读信回条:当我收到读信回条请求时,不要发送读信回条,永远要求发送读信回条,不接收邮件;

l  我发的邮件:用户可设置当收取到我自己发的邮件时,采取如何操作,默认为放入到收件箱。

47

l  接收个人垃圾邮件摘要:系统每天会提取用户的垃圾邮箱信息,然后以摘要的形式发给用户,用户可通过摘要对垃圾邮件进行放行等操作;

l  从其他邮箱客户端存取:用户可设置邮箱客户端,如outlook收取服务器上邮件的选项,默认为下载所有邮件,包括旧邮件。

 

3.5.3 写信设置

48

l  写信:用户可设置默认的写信格式,缺省情况下为HTML格式;

l  回复/全部回复:设置回复时是否包括原始邮件,如包括,以何种方式插入到新邮件中,缺省情况下是直接插入完整文本;

l  转发:设置转发邮件时是否包括原始邮件,如包括,以何种方式插入到新邮件中,缺省情况下是直接插入完整文本;

l  前缀字符:设置包括邮件时使用的前缀字符,默认为>

l  已发送邮件:设置是否对已发送邮件保存副本。

3.5.4 签名设置

签名选项设置包括:签名和使用签名

49

l  签名: 用户可创建个性化签名,最多可创建20个;

l  使用签名:设置签名放置在邮件的位置,缺省情况下放置于邮件正文上面。

 

3.5.5 帐户设置

帐户选项设置包括:主要帐户设定值,可以添加外部帐号,通过POP协议收取外部帐户邮件,设定帐户默认签名。

50

3.5.6 过滤器

过滤器选项设置包括:过滤器的创建、编辑、删除、运行

51

   添加过滤器,可以对邮件进行分类归档,也可以过滤某些用户或某些关键字的邮件。

52

1)  过滤器名称:输入过滤器名称,不可重复;

2)  条件匹配中的任一所有

l  任一:邮件只要匹配规则中的任何一个条件都会被应用对应的处理动作;

l  所有:邮件只有匹配了所有的规则条件才会被应用对应的处理动作;

3)  条件:

l  发件人:指定发件人;

l  收件人:指定收件人;

l  抄送:指定抄送人;

l  主题:指定邮件主题;

l  附件:用户可以指定带有附件或者不带有附件的邮件;

4)  动作:

l  保存在收件箱:如果邮件没有匹配任何规则,则自动投递到收件箱;

l  归档到文件夹:将邮件投递到指定文件夹;

l  放弃:直接抛弃邮件;

l  转发:转发邮件到指定地址;

l  标记:标为已读等

3.5.7 黑白名单

黑白名单选项设置包括:拒绝、允许特定的电子邮件或域名发送的邮件。

53

l  拒绝来自以下发件人的邮件:用户可添加发件人地址到此处,即为黑名单,所有被列入黑名单的发件人发给此用户的邮件会直接被丢弃。

l  允许来自以下用户的邮件:用户可添加发件人地址到此处,即为白名单,所有被列入白名单的发件人发给此用户的邮件会直接被投递到收件箱。

3.5.8 地址簿设置

54

选项:设置默认视图未列表,是否设定将新联系人加到“电子邮件联系人”;

自动完成:是否在共享地址簿中包括地址。

3.5.9 日程管理设置

55

l  初级日程管理视图:缺省情况下以星期工作日视图显示;

l  本周第一天:缺省情况下为星期日;

l  /周视图:设置视图开始和结束日期;

l  回复邀请后:是否删除邀请,设置转发地址;

l  显示提醒信息:默认到期前五分钟,可以设置提醒方式有:显示过期会议提醒通知,播放声音,闪烁显示浏览器标题,显示弹出通知;

l  创建约会

56

l  /闲:允许和不允许内部用户查看我的状态;

l  邀请:允许和不允许内部用户邀请我;

57

 

3.5.10        共享

    查看自已的邮箱帐号接收别人共享以及自己共享文件夹的情况,在此页面可以创建文件夹共享。

58

 

3.5.11        导入导出

59

l  导入:帐户、日程管理、联系人等的导入

l  导出:帐户、日程管理、联系人等的导出

3.5.12        快捷方式

  列出系统Webmail页面快捷方式一览表。

60

 

第4章      标准版功能详细描述

4.1  邮箱功能

在邮箱内页的导航栏内单击收信,则进入邮箱页面,并显示您在电子邮箱中所有收到的邮件。在邮箱页面,用户可以:

l  收取邮件;

l  阅读和回复电子邮件;

l  编辑和发送邮件;

l  邮件文件夹管理;

l  打印邮件;

l  备份邮件;

4.1.1 收取邮件

在邮件首页的左边文件夹内单击收件箱,则进入收件箱页面,并显示您在电子邮箱中所有收到的邮件,您可对这些邮件进行相关操作。

61

l  粗体显示的为新邮件,有回形针标志的为带附件的邮件;

l  直接点击邮件主题,即可阅读该邮件内容;

l  回复,可直接回复该邮件的发件人;

l  全部回复,可回复该邮件发件人以及所有收件人;

l  转发,可将该邮件按现有的格式转发给其他人;

l  删除,可将选中的邮件放入已删除文件夹;

l  打印,可对选中的邮件进行打印;

l  备份,可将选中的邮件备份下来;

l  标记,可将选中的邮件标记成自己设定的标记;

l  移动,可将选中的邮件移动到其他文件夹内。

 

4.1.2 阅读邮件

收件箱中,点击邮件主题,即可在右框内方便查看邮件内容,查看带有附件的邮件时,可将附件下载到本地,也可以直接进行查看。

62

l  默认查看阅读邮件是以“右边的阅读窗格”形式显示邮件内容,用户也可按个人习惯调整为以“底下的阅读窗格”查看。

63

   “底下的阅读窗格”查看邮件效果如下:

64

 

4.1.3 发送邮件

在功能选择列表导航栏内单击邮件,则进入邮件页面,您可以在此单击7写信,即可转到编辑新邮件页面,在编辑完毕之后,点击发送,即可将邮件寄出。 另外,您也可以点击收件人选取收件人,以免记忆大量难记的E-mail地址。

一般情况下,发送邮件的过程相当简单:先在收件人栏内填写收件人电子邮件地址;然后在主题栏内填写邮件的摘要信息;邮件的正文书写在下面最大的输入框内;最后点击发送即可。

65

l  发送类型:收件人、抄送、密送;

l  默认显示的是显示收件人,抄送,密送在抄送后面默认是隐藏的,点击显示密送即可添加密送收件人地址;

l  选取收件人邮件地址;

单击收件人可以打开一个新的页面并可以从地址簿中挑选收件人抄送密送对象,可通过输入关键字来查找联系人。

66

l  附件

单击添加附件可以将本地文件上传到服务器上,并作为附件一起发送,上传附件大小默认为50M,可由管理员调整,操作步骤见以下的画面:

67

4.1.4 邮件文件夹管理

  在功能选择列表导航栏内单击邮件点击文件夹右边的编辑,进入邮件文件夹管理页面,可以创建新文件夹。缺省提供的五个系统文件夹,包括收件箱、发件箱、草稿箱、已删除和垃圾箱,不可以删除、重命名和移动

68

1)  创建新文件夹

69

2)  清空文件夹

70

 

4.2  地址簿功能

在功能选择列表导航栏内单击地址簿,则进入地址簿页面,并显示您在电子邮箱中所有的联系人(组)信息。

4.2.1 联系人管理

地址簿页面可以对联系人进行创建、编辑、打印、删除、移动等操作。

71

4.2.2 联系人组管理

在页面选择“72”可以点击【联系人组】对进行创建,然后选择已有的联系人组进行编辑、打印、删除、移动等操作。

73

4.2.3 地址簿文件夹管理

地址簿页面点击地址簿右边的编辑,可对地址簿文件夹进行新增,联系人、电子邮件联系人和已删除,为系统文件夹,不可以删除、重命名和移动。

74

4.3  日程管理

在功能选择列表导航栏内单击日程管理,则可进入日程管理页面,日程允许用户制定约会、会议和重要事件通知。

75

 

4.4   网络硬盘功能

邮箱首页导航栏内单击网络硬盘,则可进入网络硬盘页面,网络硬盘可以用来保存用户的各种文件,无论用户什么时候登录都可以随时查看自己的硬盘文件。用户可以上传文档、电子表格、图片、pdf格式文件等。为了方便管理,用户可以创建各种不同的网络硬盘来分类存储文件。在此页面,用户可以做如下操作:

76

l  管理网络硬盘;

l  上传、下载文件;

l  删除文件;

l  移动文件;

l  修改显示视图。

4.4.1 文件夹管理

在邮箱首页的导航栏内单击网络硬盘点击文件夹右边的编辑,则新建网络硬盘缺省提供的一个文件夹,网络硬盘为系统文件夹,不可以删除、重命名和移动。

77

4.4.2 文件管理

在邮箱首页的导航栏内单击网络硬盘,则进入网络硬盘页面,用户可执行上传文件、下载文件、移动文件、删除文件操作。

78

 

4.4.3 修改显示示图

在邮箱首页的导航栏内单击网络硬盘,则进入网络硬盘页面,用户可修改文件显示视图,默认提供详细资料视图、列表视图和explorer视图。

n  详细资料视图:

79

n  explorer视图:

80

4.5   用户设置

功能列表导航栏内单击用户设置,则可进入用户设置页面,用户默认属性在创建帐号的时候会被配置,用户可以通过用户设置面板来进行修改,修改之后点击保存即可。

4.5.1 常规设置

用户可以常规设置页面修改页面显示语言、时区,变更帐号密码、增加修改别名。

81

l  变更别名:用户可自定义设置别名地址,别名地址可登录邮箱,收发邮件;

 

4.5.2 邮件设置

邮件选项设置包括:显示邮件、正在接受邮件、接受个人垃圾邮件摘要和从其他邮箱客户端存取

用户可以在邮箱页面设置邮件转发、自动回复、阅读回执、是否接收个人垃圾邮件摘要设置。

82

4.5.3 写信设置

83

l  写信:用户可设置默认的写信格式,缺省情况下为HTML格式;

l  已发送邮件:设置是否对已发送邮件保存副本。

4.5.4 签名设置

签名选项设置包括:签名和使用签名

84

l  签名: 用户可创建个性化签名,最多可创建20个;

l  使用签名:设置签名放置在邮件的位置,缺省情况下放置于邮件正文上面。

 

4.5.5 帐户设置

帐户选项设置包括:主要帐户设定值,设定帐户默认签名。

85

4.5.6 过滤器

过滤器选项设置包括:过滤器的创建、编辑、删除

86

4.5.7 黑白名单

黑白名单选项设置包括:拒绝、允许特定的电子邮件或域名发送的邮件。

87

l  拒绝来自以下发件人的邮件:用户可添加发件人地址到此处,即为黑名单,所有被列入黑名单的发件人发给此用户的邮件会直接被丢弃。

l  允许来自以下用户的邮件:用户可添加发件人地址到此处,即为白名单,所有被列入白名单的发件人发给此用户的邮件会直接被投递到收件箱。

 

4.5.8 地址簿设置

88

4.5.9 日程管理设置

89

4.5.10        快捷方式

  列出系统Webmail页面快捷方式一览表。

90

 

 

第5章      安全提示

1、系统管理员在任何时候不会以任何形式要求用户提供登录密码。请您务必提高警惕。

2、请您保管好您的登录密码,保证您的密码有一定的复杂性,最好使用拼音加数字的模式。

3、使用IE10以上登录邮箱的高级版,最好将浏览器设置为兼容性视图模式。